Pflichtangaben in einer E-Mail - EHUG

 Pflichtangaben in E-Mails - FAQ - Impressum einer E-Mail - Gesetzestexte

Durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurden die Vorschriften der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 35a GmbHG und 25a GenG zur Umsetzung der Publizitätsrichtlinie (Änderungsrichtlinie 2003/58/EG, Abl. EG Nr. L 221/13 vom 4.9.2003) zum 1.1.2007 neu gefasst.  In ihnen wurde jeweils die Formulierung “gleichviel welcher Form” eingeführt. E-Mails (und Faxe), die Geschäftsbriefe ersetzen, müssen deshalb bestimmte Pflichtangaben enthalten. An sich ist dies aber nichts neues! Eine entsprechende Verpflichtung wurde nach der vorherrschenden Rechtsmeinung schon vorher angenommen. (Roth/Groß, K&R 2002, 127 ff.; Schmittmann/Ahrens, DB 2002, 1038 ff.; Zöllner, in: Baumbach/Hueck, GmbHG, § 35 a Rdn 7; a.A. Mutter, GmbHR 2001, 336 ff.)

Begründung dafür, dass E-Mails unter den Begriff der Geschäftsbriefe zu fassen sind:

• Kein gesetzliches Merkmal für einen "Geschäftsbrief" ist die Schriftlichkeit i.S.d. § 126 BGB (Roth/Groß, K&R 2002, 127, 128 m.w.N.)

• Die E-Mail ersetzt heutzutage aus Schnelligkeits- und Effizienzgründen den postalischen Brief; eine ausgedruckte E-Mail ist mit einem Telefax vergleichbar.

• Entscheidend ist allein, dass die übermittelten Erklärungen ihrer Natur nach von einer gewissen Dauerhaftigkeit sind und der Erklärungsinhalt fixiert ist.

• 2003 wurde in Art. 4 der EU-Publizitätsrichtlinie präzisiert, dass die Pflichtangaben unabhängig davon zu machen sind, ob die Korrespondenz "Papierform oder eine andere Form aufweist" (Abl. 2003, L 221/13))

Die durch das EHUG festgeschriebenen Pflichten sind daher eigentlich nur Klarstellungen. Mit dieser soll der steigenden Bedeutung von E-Mails im geschäftlichen Verkehr Rechnung getragen werden. Die Empfänger geschäftlicher E-Mail sollen über den Versender informiert werden.

In den Worten der Gesetzesbegründung hört sich dies wie folgt an:

"Die EU-Publizitätsrichtlinie schreibt in Artikel 4 nunmehr ausdrücklich vor, dass die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und Bestellscheinen unabhängig von der Form dieser Dokumente zu machen sind. Dies soll künftig auch für § 37a und alle vergleichbaren Vorschriften über Geschäftsbriefangaben durch einen möglichst geringfügigen Einschub in den vorhandenen Gesetzestext klargestellt werden. Die EU-Publizitätsrichtlinie erfasst zwar nur Kapitalgesellschaften. Eine einheitliche Regelung für alle nach deutschem Recht insoweit Verpflichteten erscheint aber unumgänglich und notwendig. Der Geschäftsverkehr soll sich nicht auf verschiedene Standards bei Personen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften einstellen müssen. Hinzu kommt, dass nach der herrschenden Meinung im Schrifttum bereits heute von der Geltung des § 37a und vergleichbarer Vorschriften auch für Telefaxe, E-Mails etc., also ohne Unterscheidung nach der äußeren Form der Schreiben, ausgegangen wird."

Geschäftsbriefe sind alle nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen, die einen geschäftsbezogenen Inhalt aufweisen (Schmittmann, DB 2002, 1038, 1039; Roth/Groß, K&R 2002, 127, 128 m.w.N.). Nicht betroffen ist damit die unternehmensinterne (E-Mail-) Kommunikation, wozu auch Mitteilungen zwischen Abteilungen und Niederlassungen zu zählen sind. Glückwunschkarten oder Beileidsbekundungen fehlt die Geschäftsbezogenheit. Unerheblich ist, ob erst eine Geschäftsbeziehung hergestellt werden soll oder ob eine solche bereits besteht. Solange sich eine Nachricht an einen unbestimmten Empfängerkreis richtet (z.B. Anzeigen, Newsletter, Werbe-Mails), sind keine Angaben erforderlich (Hoeren/Pfaff, MMR 2007, 207)

Welche Pflichtangaben eine E-Mail enthalten muss, hängt von der konkreten Rechtsform des Unternehmens ab. Siehe dazu die Gesetzestexte, unten stehende Übersicht zu den wichtigsten Rechtsformen sowie die Musterbriefbögen für Geschäftsbriefe!

Zum 22. Mai 2007 ist zwar die Reform der Gewerbeordnung (GewO) in Kraft getreten (BGBl. I, 3232 : PDF). Der Gesetzgeber hat hier jedoch auf einen Zusatz "gleichviel welcher Form" verzichtet. Trotzdem dürfte jeder Gewerbetreibende auf seinen Mails ebenfalls die Pflichtangaben machen müssen.

Durch die Reform wurde lediglich in § 15 b GewO der Text "und ihre ladungsfähige Anschrift" eingefügt. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Klarstellung, dass die Angabe eines Postfachs alleine nicht genügt. Dies wird auch für die Impressumspflicht von Webseiten allgemein angenommen.